一、依據檔案法施行細則第十八條規定向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案者，應填具申請書，載明下列事項：

（一）申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號；如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所。
（二）有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。
（三）檔號、文(編)號、檔案名稱、內容要旨或其他可供查詢檔號之資訊。
（四）申請項目。
（五）申請目的。
（六）有使用檔案原件之必要者，其事由。
（七）申請日期。

前項申請，得以下列方式為之：

（一）申請書簽章後，得親自持送、郵寄或傳真。

（二）申請書經申請人以符合電子簽章法第十條規定之憑證簽署者，以電子文件向本府公文整合資訊系統為之。

二、本處收受申請書後，依檔案法第十九條規定應於受理之日起三十日內通知申請人准駁之意旨。其駁回申請者，並應敘明理由。
三、本處對於申請案件，認其不合規定程式或資料不全者，應通知申請人於七日內補正；屆期不補正或不能補正者，得駁回其申請。 前項受理之日自補正時起算。
四、本處審核通過後通知申請人繳費，並至指定處所閱覽、抄錄或複製檔案。